The Coaching Company: Mamut sorgt für Nähe

Ein guter Kontakt zu den Kunden ist entscheidend für The Coaching Company, die sich auf individuelle Beratung und Ausbildung auf hohem Niveau spezialisiert hat. Jetzt hilft Mamut bei der Pflege dieses guten Dialoges. The Coaching Company wurde erst vor drei Jahren gegründet, doch das Unternehmen hatte seither so großen Erfolg, dass die Mitarbeiter sich schon jetzt darauf vorbereiten, aus der Königlichen Militärischen Kleidungsfabrik in Hørsholm in größere Räumlichkeiten im früheren internationalen Hauptsitz von Ikea in Humlebæk umzuziehen. Das bedeutet für uns eine entscheidende Verbesserung, u. a. weil wir mitten in einer Wachstumsperiode sind, in der sich die Mitarbeiteranzahl erhöht, und weil wir dann bessere Unterrichtsräume bekommen, so Pia Porse Wett Jørgensen, die Coach und Partner in The Coaching Company ist.

Bedarf nach organisiertem Kundenmanagement
Vor etwa einem halben Jahr beschloss man bei The Coaching Company, in ein CRM-System zu investieren. “Wir hatten mittlerweile den Bedarf nach einem besser organisierten Kundenmanagement. Einerseits, weil wir mehr Mitarbeiter werden, die idealerweise dieselben Informationen haben sollen. Und andererseits, weil unser Kontaktnetz zu den Kunden hin wächst. Wir haben heute ca. 1.500 mehr oder weniger aktive Kunden in unserem System, also mehr, als man gleichzeitig im Kopf haben kann. Für viele dieser Kunden haben wir außerdem mehrere Projekte gleichzeitig laufen, weshalb wir viele – manchmal bis zu 20 – verschiedene Ansprechpartner in ein und demselben Unternehmen haben”, sagt Pia Porse Wett Jørgensen.

Von Papier und Kugelschreiber zu Mamut
Früher konnten die Mitarbeiter von The Coaching Company das Kundenmanagement über den kreativen Einsatz von Excel-Tabellen, Stift und Papier erledigen. “Aber die Handhabung dieses Systems wurde für uns immer mühsamer”, erzählt Pia Porse Wett Jørgensen. Ein Geschäftskontakt empfahl ihr Mamut, und sie fand das System auf Anhieb interessant. “Es schien sehr benutzerfreundlich zu sein. Das System wurde uns präsentiert, und uns gefielen die übersichtlichen Programmfenster, die an die Microsoft-Produkte erinnerten, die wir schon vorher benutzt haben.”

Maßgeschneiderte Vertriebs-berichterstattung
The Coaching Company hat Mamut bei dem Mamut Partner MacroSys gekauft. Geschäftsführer Jan Ørting Hansen schaute von dort aus bei den Coaching-Experten in Hörsholm vorbei und unterstützte sie bei ihrer individuellen Implementierung. Gleich-zeitig half er bei der Entwicklung eines maßgeschneiderten Moduls zur Vertriebsberichterstattung, das u. a. in einer Art Laufbalken anzeigt, wie weit die Vertriebsprozesse gediehen sind, welche Angebote an wen gegangen sind, was bestellt wurde und wie wahrscheinlich ein Verkauf ist. “Wir nutzen die Vertriebsberichterstattung etwa alle 14 Tage, und sie liefert uns eine tolle Übersicht. Wir wissen immer, wo wir unsere Kräfte investieren und welche Priorität wir den verschiedenen Aufgaben geben sollten.”

Das System passt zu uns
“Jedes Mal, wenn jemand von uns Kontakt zu einem Kunden gehabt hat, geben wir Notizen zum Dialog in Mamut ein. So können wir schnell und effizient Informationen austauschen. Ich bin sicher, dass wir durch diese Methode einen besseren Eindruck bei unseren Kunden hinterlassen, weil wir uns immer an den letzten Kontakt erinnern und wissen, was gegebenenfalls zuletzt vereinbart oder geändert wurde. Das System passt gut zu uns, weil es mehr Kundennähe schafft, und gerade Nähe ist einer der wichtigen Werte bei unserer Arbeit”, betont Pia Porse Wett Jørgensen.

„Haben-müssen“ oder „Haben-wollen“
Namen und Adressen, Vereinbarungen, Briefe und Unterrichtsmaterialien sind für The Coaching Company eine wichtige Geschäftsgrundlage und dürfen nicht verloren gehen. Daher passt Mamut besonders gut zu The Coaching Company – denn es enthält auch eine Online Backup-Lösung. So laufen wichtige Daten nie Gefahr, im Nirgendwo zu verschwinden. Zusätzlich zu Mamut Online Backup hat das Unternehmen auch einen Servicevertrag abgeschlossen, der sicherstellt, dass sie immer das neueste Update haben und dass sie laufend Zugang zu neuen Funktionalitäten im System sowie kostenlosen Online-Support erhalten. Auch die Skalierbarkeit der Mamut-Lösungen kann sich für The Coaching Company als interessant erweisen: “Auf längere Sicht ist es gut vorstellbar, dass wir das System mit weiteren Lösungen erweitern möchten, etwa mit dem Buchhaltungs-Teil, den wir im Moment noch outgesourct haben. Oder vielleicht noch interessanter: Das Telemarketing-Modul. Aber vorläufig haben wir die Prioritäten noch knallhart nach dem „Haben-müssen“- und nicht nach dem „Haben-wollen“-Prinzip gesetzt.”

Die Möglichkeiten des Systems voll nutzen
Jan Ørting Hansen vom Mamut Partner MacroSys half der Coaching Company bei der Einrichtung eines Mamut-Zugangs für die Heim-PC’s der Mitarbeiter. “Viele von uns beschäftigen sich gerne zu Hause mit verschiedenen Aufgaben, wo sie Ruhe und Frieden haben”, sagt Pia Porse Wett Jørgensen. “Ein anderer wichtiger Aspekt, um Mamut möglichst gut zu nutzen, ist die Anforderung, dass die Mitarbeiter sich neue Arbeitsabläufe und eine gewisse Datendisziplin aneignen. Jan von MacroSys hat uns alle geschult, ich habe ein kurzes Handbuch zu den wichtigsten Funktionen geschrieben, und schon konnten wir loslegen. Wir möchten Mamut gerne weiterempfehlen, weil wir finden, dass es ein gutes System für kleine und mittlere Unternehmen ist.”