Quantensprung für Marketing und Vertrieb im Maschinenbau
Die Müller Martini GmbH ist ein bei Stuttgart ansässiges Unternehmen, das in Deutschland für Verkauf, Wartung und Installation von Maschinen zur Druckweiterverarbeitung ihres Schweizer Mutterkonzerns zuständig ist. Insgesamt 125 Mitarbeiter, davon 16 im Außendienst, betreuen rund 2.000 Kunden. Neben der Zentrale besitzt die Müller Martini GmbH Verkaufsbüros in Egelsbach, München, Reinbek, Neuss und Luwigsfelde. Früher fehlte es an einer Homogenisierung der kundenrelevanten Daten: Wichtige, sich laufend ändernde Kundendaten waren teilweise nur in MS-Office-Notizen oder Karteikarten erfasst, wodurch auf sie nur von einem sehr begrenzten Personenkreis bei enormem Zeitaufwand zugegriffen werden konnte.
Wichtige Arbeitsabläufe wurden nur per Hand oder auf Excel-Tabellen vermerkt, weswegen es immer wieder zu internen Kommunikationslücken kam. Da das Management nur schwer Einblick in Angebotsmodifikationen hatte, war es geradezu unmöglich, dem Kunden zuverlässige Voraussagen über Dauer und eventuelle Schwierigkeiten bei der Erfüllung des Auftrages (Forecast) zu machen. Roland Witte: „Die fehlende Instrumentalisierung hat uns mit unserem branchen typisch sehr hohen Kommunikationsaufwand an sensibelster Stelle getroffen.“ Um weiter gegen die Mitbewerber bestehen zu können, musste die Müller Martini GmbH dringend handeln.
Dies wurde nach einem Wechsel auf Managementsebene 2003 erkannt. Man entschied sich folglich für die Einführung eines CRM-Systems. Nach einer ersten Vorauswahl ließ man insgesamt vier Anbieter – darunter SuperOffice – ihre CRM-Systeme vorstellen. Unter anderem sollte durch die Implementierung eine Anbindung an das SAP R/3, die Lauffähigkeit unter Microsoft und die Einbindung der MS-Office-Produkte erreicht werden. Die Entscheidung fiel dann im Frühjahr 2004 zugunsten SuperOffice SIX. Die klar strukturierte Benutzeroberfläche, die einfache Abbildung kundenbezogener Daten und nicht zuletzt das Preis-/Leistungsverhältnis gaben den Ausschlag. Dank der engen Zusammenarbeit der SuperOffice-Berater mit den Kollegen des zertifizierten SuperOffice-Partners, Tellur GmbH aus Stuttgart, ging die Installation von SuperOffice innerhalb von vier Wochen vonstatten. Währenddessen wurden die Key-User in SuperOffice geschult. So konnte schon Anfang Januar 2005 der Echtbetrieb an 25 Arbeitsplätzen starten. Bis heute hat sich die Anzahl der Lizenzen auf 54 erhöht, mittlerweile arbeiten 50 Prozent der Mitarbeiter mit SuperOffice SIX. In SuperOffice sind alle Maschinen auf dem Markt inkl. firmenfremde erfasst. Die Abgabe eines Angebotes kann dann genau zum idealen Zeitpunkt erfolgen. Alle Stammdaten, Projekte und Kampagnen des Unternehmens sind nun homogen gesichert.
Für die Müller Martini GmbH war die Einführung von SuperOffice bei der Bewältigung der Hauptprobleme der Wendepunkt. „SuperOffice hat eine tadellose Einführung abgeliefert, und unsere CRM-Applikation läuft von Beginn an absolut zufrieden stellend. SuperOffice genießt zudem in unserem Unternehmen eine beachtlich breite Akzeptanz bei den Mitarbeitern, was dem erfolgreichen Einsatz erst Tür und Tor geöffnet hat“, so Jürgen Bender, kaufmännischer Leiter bei Müller Martini. Bald werden auch die Daten über Montage, Service und Wartung im CRM einzusehen sein. Dank der neuen Transparenz weiß schon jetzt jeder Mitarbeiter immer über den zeitigen Stand des jeweiligen Auftrages Bescheid. Die Generierung und Überarbeitung von Angeboten wird dadurch nachhaltig erleichtert. Aber auch für das Management ergeben sich viele Vorteile durch SuperOffice: So spart Vertriebsleiter Andreas Futterer durch den Einsatz von SuperOffice SIX beim Aufarbeiten von Berichten ca. 20 Arbeitstage im Jahr ein, die er „in Kundenbesuche mit entsprechendem Umsatzpotenzial investieren kann“; die Suche nach Akten gehört der Vergangenheit an. Andreas Futterer: „Alles, was zur Auftragsabwicklung gehört, ist in SuperOffice interlegt, wir sind dadurch viel schneller und flexibler geworden.“ Man ist überzeugt davon, sich für die richtige Lösung entschieden zu haben. Möglicherweise wird die erfolgreiche Implementierung von SuperOffice SIX auch bald im Mutterkonzern umgesetzt.
RolandWitte, IT Coordinator, Müller Martini GmbH: „SuperOffice SIX bedeutet einen Quantensprung für Marketing und Vertrieb im Maschinenbau. Allein schon die Zeitersparnis und Präzision bei der systemgestützten Angebotserstellung sparen unseren Außendienstlern Monat für Monat viele Arbeitsstunden ein, die sie stattdessen für den direkten Kundenkontakt nutzen können.“
